Forma pisemna:

    wszystkie pisma od instytucji, najemców i właścicieli lokali przychodzące drogą pocztową są rejestrowane w książce korespondencyjnej, a następnie kierowane w poczcie do Prezesa Zarządu, gdzie rozdzielane są w ramach obowiązującej w Spółce kompetencji ich załatwienia.

       Forma ustna:

•    petenci przyjmowani są przez Prezesa Zarządu, sprawy są rejestrowane i przekazywane do załatwienia w określonym terminie w/g kompetencji, aich wykonanie rozliczane jest na posiedzeniach Zarządu. 
• petenci przyjmowanii są przez kierownika działu techniczno-eksploatacyjnego, sprawy są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń pogotowia ciepłowniczego i załatwiane w kolejności.